Business Process Mapping
Was ist Business Process Mapping?
Business Process Mapping ist die visuelle Darstellung der Schritte, Aktionen und Entscheidungen innerhalb eines spezifischen Geschäftsprozesses. Es ist ein leistungsstarkes Management-Tool, das komplexe, abstrakte Arbeitsweisen in ein übersichtliches, visuelles Diagramm (oft als Flowchart oder Flussdiagramm bezeichnet) übersetzt.
Das Ziel dieser Methode ist es nicht nur festzuhalten, wie die Arbeit heute ausgeführt wird (die sogenannte „As-Is“-Situation), sondern auch Engpässe zu identifizieren und die ideale zukünftige Situation (die „To-Be“-Situation) zu entwerfen. Eine gute Prozesslandkarte beantwortet direkt die folgenden Fragen:
Was genau wird getan?
Wer ist für jede spezifische Aufgabe verantwortlich?
In welcher Reihenfolge werden die Aufgaben ausgeführt?
Welche Systeme und Dokumente werden dabei verwendet?
Was ist das Endergebnis (der Output) des Prozesses?
Warum ist Process Mapping wichtig für Ihre Organisation?
Das visuelle Erfassen von Prozessen mag wie eine administrative Aufgabe erscheinen, bietet jedoch enorme strategische und operative Vorteile. Ohne eine klare Übersicht navigiert eine Organisation faktisch im Dunkeln. Hier sind die wichtigsten Gründe, um mit Process Mapping zu beginnen:
1. Radikale Transparenz und Klarheit
Menschen sind visuell orientiert. Ein textbasiertes Handbuch von zwanzig Seiten wird selten gelesen, aber ein Flussdiagramm auf einer DIN-A4-Seite wird auf einen Blick verstanden. Process Mapping schafft eine gemeinsame Sprache innerhalb der Organisation, sodass alle Abteilungen exakt verstehen, wie ihre Arbeit die der anderen beeinflusst.
2. Identifizierung von Ineffizienzen und Engpässen
Wenn ein Prozess visuell dargestellt wird, werden „Waste“ (Verschwendung), Bottlenecks und Doppelarbeit sofort sichtbar. Warum muss ein Dokument dreimal genehmigt werden? Warum wartet Abteilung A wöchentlich zwei Tage auf Daten von Abteilung B? Durch die Kartierung können Sie den Prozess rationalisieren.
3. Beschleunigtes Onboarding von neuem Personal
Neue Mitarbeiter schneller einzuarbeiten, spart Zeit und Geld. Mit klaren Prozesskarten müssen neue Kollegen nicht von mündlichen Überlieferungen abhängig sein. Sie können einfach dem Diagramm folgen, um zu sehen, wie ihre täglichen Aufgaben ausgeführt werden müssen.
4. Einhaltung von Gesetzen und Vorschriften (Compliance)
Für Branchen, die mit strengen Vorschriften zu tun haben, ist es entscheidend, nachweisen zu können, wie Prozesse ablaufen. Business Process Maps dienen als Nachweis für Auditoren, um zu zeigen, dass Verfahren rund um das Qualitätsmanagement (wie die offiziellen ISO 9001 Richtlinien) oder den Datenschutz (DSGVO/GDPR) korrekt eingehalten werden.
5. Fundament für Automatisierung und Digitalisierung
Unternehmen wollen immer mehr automatisieren, zum Beispiel mit Robotic Process Automation (RPA). Sie können einen Prozess jedoch erst automatisieren, wenn Sie ihn vollständig verstehen. Einen schlechten Ablauf zu automatisieren, führt lediglich zu schnelleren Fehlern. Process Mapping ist der fundamentale erste Schritt für jede digitale Transformation.
Die 4 wichtigsten Arten von Business Process Maps
Es gibt nicht den einen „richtigen“ Weg, um einen Prozess abzubilden. Die gewählte Methode hängt vom Ziel der Übung und der Komplexität des Prozesses ab.
1. Das Basis-Flussdiagramm (Flowchart)
Dies ist die häufigste und einfachste Form. Es verwendet Standardsymbole, um einen Prozess von Anfang bis Ende sequenziell darzustellen. Ideal für einfache, lineare Prozesse ohne allzu viele beteiligte Parteien.
2. Swimlane-Diagramm (Cross-functional Flowchart)
Sobald ein Prozess durch mehrere Abteilungen oder Systeme läuft, ist das Swimlane-Diagramm die beste Wahl. Es unterteilt das Flussdiagramm in horizontale oder vertikale „Schwimmbahnen“, wobei jede Bahn eine andere Rolle, Abteilung oder ein System repräsentiert. Dies macht auf einen Blick deutlich, wer wofür verantwortlich ist und wo die risikoreichen Übergabemomente (Handovers) liegen.
3. Value Stream Mapping (VSM)
Eine Technik, die ihren Ursprung im Lean Management findet, basierend auf den Methoden des Lean Enterprise Institute. VSM betrachtet den breiteren Strom von Materialien und Informationen, die erforderlich sind, um ein Produkt oder eine Dienstleistung zum Kunden zu bringen. Das Einzigartige an VSM ist, dass es auch die Zeit misst (sowohl Bearbeitungszeit als auch Wartezeit), mit dem Hauptziel, Verschwendung zu eliminieren.
4. SIPOC-Diagramm
SIPOC steht für Supplier, Input, Process, Output, Customer. Es ist eher eine übergeordnete Tabelle als ein detailliertes Flussdiagramm. Es wird oft zu Beginn eines Verbesserungsprojekts (wie Six Sigma) verwendet, um den Umfang des Prozesses in groben Zügen klar zu definieren.
Schritt-für-Schritt-Plan: Wie erstellt man eine Business Process Map?
Möchten Sie selbst mit der Prozessmodellierung beginnen? Folgen Sie diesem bewährten Schritt-für-Schritt-Plan.
Umfang und Ziel festlegen: Beginnen Sie nicht blindlings mit dem Zeichnen. Bestimmen Sie, welchen Prozess Sie analysieren werden und wo der Prozess exakt beginnt und endet.
Das richtige Team zusammenstellen: Einen Prozess aus dem Elfenbeinturm heraus zu zeichnen, funktioniert nicht. Beziehen Sie die Menschen ein, die die Arbeit tatsächlich täglich ausführen (die Subject Matter Experts).
Daten sammeln und Schritte definieren: Erstellen Sie eine grobe Bestandsaufnahme aller Schritte. Fragen Sie die Beteiligten: Was machen Sie danach? Wer trifft diese Entscheidung?
Schritte in sequenzieller Reihenfolge anordnen: Platzieren Sie alle einzelnen Aktionen in chronologischer Reihenfolge. Verwenden Sie die richtigen Symbole und ziehen Sie Pfeile, um den Fluss anzuzeigen. Dies ist Ihre „As-Is“-Map.
Überprüfen und validieren: Legen Sie die gezeichnete Map den Mitarbeitern erneut vor. Passen Sie das Diagramm basierend auf deren Feedback an, bis Konsens besteht.
Analysieren und optimieren: Wo liegen die Verzögerungen? Welche Schritte stiften keinen Mehrwert? Entwerfen Sie damit einen neuen, verbesserten Prozess (die „To-Be“-Map).
KPIs: Wie misst man den Erfolg eines Prozesses?
Einen Prozess abzubilden, ist erst der Anfang; die Optimierung ist das eigentliche Ziel. Um zu wissen, ob Ihr neuer „To-Be“-Prozess tatsächlich besser abschneidet, müssen Sie ihn messbar machen. Verwenden Sie hierfür die folgenden Key Performance Indicators (KPIs):
Durchlaufzeit (Lead Time): Die Gesamtzeit, die verstreicht, ab dem Moment, in dem ein Prozess startet (z. B. ein Kunde gibt eine Bestellung auf), bis zu dem Moment, in dem der Prozess vollständig abgeschlossen ist (der Kunde erhält das Paket).
Zykluszeit (Cycle Time): Die tatsächliche Zeit, die aktiv an einer Aufgabe gearbeitet wird, exklusive Wartezeiten. Wenn ein Dokument 3 Tage auf einem Schreibtisch liegt, die Prüfung aber nur 10 Minuten dauert, beträgt die Zykluszeit 10 Minuten (die Durchlaufzeit jedoch 3 Tage).
First Time Right (FTR): Der Prozentsatz des Outputs, der den Prozess beim ersten Mal ohne Fehler oder Korrekturen durchläuft. Ein niedriger FTR deutet auf Unklarheiten oder schlechte Qualitätskontrollen in den vorangegangenen Schritten hin.
Die Standardsprache: Wichtige BPMN-Symbole
Obwohl Sie sich selbst Symbole ausdenken können, wird weltweit häufig der BPMN-Standard (Business Process Model and Notation) verwendet. Die vollständige Dokumentation finden Sie in den offiziellen BPMN-Spezifikationen auf BPMN.org. Die Basis besteht aus:
Oval (oder abgerundetes Rechteck): Gibt den Start oder das Ende eines Prozesses an.
Rechteck: Repräsentiert einen Prozessschritt, eine Aktion oder eine Aufgabe.
Raute (Diamant): Ein Entscheidungsmoment, an dem sich der Prozess aufspaltet (z. B. Ja/Nein).
Pfeile: Geben die Richtung (den Fluss) des Prozesses an.
Zylinder: Steht für eine Datenbank oder ein IT-System, in dem Daten gespeichert werden.
Häufige Fallstricke beim Process Mapping
Zu viel Detail: Versuchen Sie nicht, jeden Mausklick festzuhalten. Bleiben Sie auf einem praktikablen Abstraktionsniveau.
Die „To-Be“-Situation anstelle der „As-Is“-Situation zeichnen: Seien Sie ehrlich in Bezug auf die aktuellen Schmerzpunkte in der Organisation. Zeichnen Sie die Realität, nicht den Wunsch.
Ein statisches Dokument erstellen: Eine Prozesslandkarte, die einmal gezeichnet in einer Schublade verschwindet, ist nutzlos. Prozesse ändern sich, daher müssen die Karten regelmäßig aktualisiert werden.
